2025年1月より労基報告書の電子申請が義務化

労基報告書の提出は労働安全衛生法に基づく義務であり、2025年1月から一部の報告書について電子申請が必須となりました。

2025年1月から、以下の報告書の電子申請が義務化されました。

• 労働者死傷病報告

• じん肺健康管理実施状況報告

• 総括安全衛生管理者・安全管理者・衛生管理者・産業医選任報告

• 定期健康診断結果報告書

• 有害な業務に係る歯科健康診断結果報告書

• 心理的な負担の程度を把握するための検査結果等報告書

• 有機溶剤等健康診断結果報告書

しかし、電子申請にはどのようなツールを使い、どのように申請すればよいのか分からない企業も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、労基報告書の電子申請方法やメリット・デメリットについて詳しく解説します。また、電子申請の手順についても具体的に紹介しますので、ぜひご覧ください。

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労基報告書とは？

労基報告書とは、企業が労働基準監督署へ提出する義務のある書類の総称です。これらは労働安全衛生法などの法令に基づき、企業の労働環境や安全管理を監督する目的で提出が求められます。

労基報告書の基本的な役割は、労働基準監督署が企業の労働環境や安全管理の状況を把握することです。また、提出された報告書に基づき、必要に応じて指導や調査が行われることがあります。

報告書にはいくつか種類があり、企業の労働状況を伝える上でそれぞれ別の役割を持ちます。

定期健康診断結果報告書とは

本記事では、労基報告書の一つである「定期健康診断結果報告書」の概要と記入方法を詳しく解説します。

定期健康診断結果報告書の役割は労働者の健康状態を労働基準監督署に報告し、企業が適切な健康管理を行なっているかを確認してもらうことです。これは労働安全衛生法第６６条に基づく義務であり、企業は定められた期間内に報告しなければなりません。

健康診断の実施後、速やかに報告書を提出することが求められます。

定期健康診断結果報告書の書き方

定期健康診断結果報告書の主な記入項目は以下の通りです

• 対象年：健康診断の実施年を記入

• 健診年月日：健康診断実施日を記入（2日以上に分けた際は最後の日付を記入）

• 事業の種類：日本標準産業分類の「中分類」を記入

• 健康診断実施機関の名称：該当する医療機関等の名称を記入

• 健康診断実施機関の所在地：該当する住所を記入

• 在籍労働者数：健診年月日現在の常時雇用されている労働者数を記入

• 受診労働者数：健診年月日現在の受診者数を記入

• 健康診断項目：各診断項目ごとの実施者数と有所見者数を記入

• 所見のあった者の人数：該当する人数を記入

• 医師の指示人数：医師の指示を受けた人数を記入

• 産業医の情報：氏名・所属医療機関・所在地を記入（押印や電子署名は不要）

• 所轄労働基準監督署：管轄の労働基準監督署の名称を記入

• 代表者職氏名と押印：企業の代表者の職氏名を記入し、押印

参考資料：
・厚生労働省「定期健康診断結果報告書を正しく提出しましょう！」
・厚生労働省「健康診断個人票や定期健康診断結果報告書等について、医師等の押印等が不要となります。」

正しく記入し、報告書を提出しましょう。

電子申請とは？

電子申請とは、インターネットを利用して行政手続きをオンラインで完結させる仕組みのことです。

紙の書類を使用する場合と異なり、時間や場所を問わず手続きが可能で、提出もより簡単に行えます。

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電子申請制度の概要

2025年1月より一部の労基報告書の電子申請が義務化されました。

この義務化の背景には、行政手続きのデジタル化による業務効率化やペーパーレス化の推進があります。政府は、企業と行政双方の負担を軽減するために、オンラインでの申請手続きを標準化する方針を打ち出しています。

利用するシステム

電子申請を行う方法には、政府提供の「e-Gov電子申請システム」を利用する方法と、健康管理システムなど、市販の電子申請対応システムを利用する方法があります。

e-Gov電子申請システムを利用する場合、GビズIDを取得すると電子証明書の添付は不要となります。

健康診断に関する労務報告書を作成する際は、健康管理システム「ハピネスパートナーズ」をご検討ください。産業保健業務は煩雑な作業になりがちですが、ハピネスパートナーズは個人の健康診断結果と合わせて就業判定や医師との面談記録、ストレスチェックや労働時間などを紐づけて管理することができるため、業務効率化に貢献します。

また、事業所や部署ごとの報告書の作成が可能になり、修正やPDF化、データ保管も簡単に行うことが可能です。

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電子申請のメリット

労基報告書を電子申請するメリットには、以下の2つが挙げられます。

• スムーズに提出できる

• データ管理が簡単

それぞれのメリットについて詳しく解説します。

スムーズに提出できる

電子申請は、紙の書類を使用する場合と比べて、以下の点で提出がスムーズになります。

• オンラインで手続きを完結できるため、行政機関へ出向く必要がない

• いつでもどこでも手続きが可能

• システム上でフォーマットが提供されるため、書類を取り寄せる手間が不要

業務の効率化のため、電子申請の活用を推奨します。

データ管理が簡単

電子申請では、データとして保管できるため、管理が簡単になります。主なメリットは以下の通りです。

• 必要なデータを即時に検索し、参照できる

• 申請手続きの見直しが容易で。過去の申請データを確認し、修正・更新もしやすい

• 紛失リスクがない

• 適切に管理されたシステムを利用することで、情報漏洩や紛失リスクを低減できる

このように、電子申請は業務の効率化だけでなく、安全性の向上にも貢献します。

電子申請のデメリット

労基報告書を電子申請する際には、以下の課題があります。

・初期設定に手間がかかる

詳しく解説します。

初期設定に手間がかかる

電子申請を行うためには、事前にいくつかの準備が必要です。

例えば、e-Gov電子申請システムを利用する場合、以下の設定が求められます。

• マイナンバーカードの準備（公的個人認証サービスの利用）

• GビズIDまたは電子証明書の取得（一部の手続きでは不要）

• インターネット環境の整備

これらの準備が整っていないと、スムーズに申請できないため、事前に確認しておくことが重要です。

労基報告書を電子申請する手順

労基報告書を電子申請する際は、以下の３つの手順で進めます。

1. e-Gov電子申請システムに登録する

2. 申請書を作成する

3. 送信と受付の確認を行う

それぞれの手順について詳しく解説します。

参照：厚生労働省「電子申請（申請・届出等の手続案内）」

e-Gov電子申請システムに登録する

電子申請を行うには、まずe-Gov電子申請システムに登録し、アカウントを取得する必要があります。

利用可能なアカウントの種類

• e-Govアカウント（e-Gov電子システム専用のアカウント）

• Microsoftアカウント（既存のMicrosoftアカウントでログイン可能）

• GビズIDアカウント（法人・個人事業主向けの政府共通認証サービス）

アカウントを取得した後は、以下の設定を行います。

1.ブラウザの設定確認

• ポップアップブロックが設定されている場合は解除

• e-Gov電子申請システムサイトを信頼済みサイトに登録

2.e-Gov電子申請アプリケーションのインストール

• 公式サイトから最新のアプリケーションをダウンロードし、インストール

申請書の作成

申請書の作成は、下記の手順で行います。

1. 「手続検索」ページでキーワードを入力し、該当する手続を検索する

2. 「申請書入力へ」をクリックする

3. 労働保険番号とアクセスコードを入力する

その後、申告書入力画面で必要事項を入力し、「入力支援」をクリックすると前年の情報が反映されます。

入力が完了したら、「必須項目入力をチェックしてください」にチェックを入れ、確認しましょう。

送信と受付の確認

申請が完了したら、受付の確認を行います。

1. 提出先を選択し、所轄の労働局を指定する

2. 「内容を確認」をクリック、電子証明書を添付する

3. 最終確認後、「提出」をクリックして送信する

審査が完了し、受理されると、マイページの「公文書」欄に通知が表示されます。

電子申請を活用する場合の注意点

電子申請を活用する場合は、以下の2点に注意が必要です。

• 電子証明書の有効期限を確認する

• データを定期的にバックアップする

それぞれ詳しく解説します。

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電子証明書の有効期限を確認する

電子証明書には有効期限があり、期限が切れると再取得が必要です。事前に確認し、更新手続きを忘れないようにしましょう。

• 一般的な有効期限は3年程度（種類によって異なる）

• 再取得には手数料がかかる場合がある

• マイナンバーカードを利用した電子証明書は無料で取得可能

データを定期的にバックアップする

電子申請では、データを適切にバックアップすることが重要です。誤ってデータを削除してしまった場合も復元が可能になります。

まとめ

2025年1月より、一部の労基報告書の電子申請が義務化されました。

労基報告書とは、企業が労働基準監督署に提出する義務がある書類で、労働者の健康や安全を確認するためのものです。

電子申請制度の導入は、行政手続きの効率化とコストの削減を目的としており、企業は政府が提供するe-Gov電子申請システムや、健康管理システムなど市販のシステムを利用して申請を行うことができます。

電子申請のメリットとして、スムーズな提出が可能になることや、データ管理が容易になることが挙げられます。一方で、初期設定に手間がかかることはデメリットとして挙げられます。

電子申請の手順は、e-Gov電子申請システムに登録し、申請書を作成・送信した後、受付の確認を行うという流れになります。

また、電子申請を行う際は、電子証明書の有効期限を事前に確認し、必要に応じて更新することや、定期的にデータのバックアップを取ることが重要です。

電子申請を適切に活用し、業務の効率化を進めましょう。

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