壁一面を埋める7,000人分の紙カルテ。健康経営を進めるうえで、健診データの一元管理が不可欠だった

――まずは、ハピネスパートナーズ導入を検討された背景について教えてください。

導入前は、社員一人ひとりに紙のカルテが存在していました。全員で7,000人分ほどありますので、部屋の壁一面がカルテで埋め尽くされている状況でした。一人の結果を確認するには、その人のカルテを出してきて、過去の結果を年ごとにめくって見るという作業が必要で、あらゆることに時間がかかっていました。

カルテは事業所ごとに管理していたため、社員の異動に合わせて紙も移動させる必要がありました。「〇〇さんは◯月から異動なので、カルテを送ります」というやりとりが日常的に発生していました。特殊健診の記録や、勤続年数の長い社員の記録は年々厚くなり、退職された方のカルテも段ボールに詰めて倉庫に保管していました。そのため管理は非常に煩雑で、神経を使う作業でした。

そうした中で健康経営が大きく取り上げられるようになり、会社全体、あるいは事業所や部署といった単位で健診結果のデータを管理し、施策の効果を確認していくことが求められるようになりました。データ化は必然的な流れであり、社内全体のDX化と歩調を合わせて、健康管理システム導入のニーズが高まっていきました。

――御社の健康経営ビジョンについても教えてください。

東海理化として「社員の健康が一番大事」だとトップも考えており、「一人ひとりの健康に真摯に向き合う」ことが健康経営の大きなビジョンです。私たちは製造業なので、パソコンを持たない社員もたくさんいますが、全員が同じように健康へのサポートを受けられるようにしたいという考えがまずあります。そのうえで、社員が自発的に健康に取り組んでいけるようサポートすることが、東海理化の考える産業保健の形です。

2020年に健康宣言を出しており、それを実現していく手段の一つとして健康管理システムが必要だという順番で検討を始めました。

ストレスチェックも含め「やりたいことをすべて網羅」。コストも見合い、3システムの比較から選定

――ハピネスパートナーズを知ったきっかけは何でしたか？

当時一緒に導入検討をしていた保健師が、前職で別の健康管理システムを使っており、その経験から「ハピネスパートナーズが良いのではないか」と候補に挙げてくれました。特殊健診の業務歴管理ができそうだという点に加え、前職の産業医もハピネスパートナーズを評価していたと聞いています。検討の初期段階から、名指しで候補に入っていました。

――他社システムとの比較では、何が決め手になりましたか？

まず同業他社が使っているシステムを一斉に調べ、それらと比較しながら検討を進めました。最終的には3つのシステムまで絞り込みました。

大きな判断軸は、導入費用と維持費用を合わせたコスト面です。ハピネスパートナーズは利用可能な範囲に収まっていました。また、ストレスチェックの機能も合わせて導入したかったので、ストレスチェックの利用も含めた費用で比較しました。その結果、「こちらのやりたいことがすべて網羅されているシステム」としてハピネスパートナーズに決まりました。

――導入前に懸念していた点はありましたか？

業務の自動化がどの程度できるか、という点です。具体的には、勤怠管理などの社内システムとの連携や、社内で使っているOutlookとの連携ができるかどうかを気にしていました。導入後、社内システムとは自動連携ではありませんが、データを取り出して取り込むという形で、それほど工数をかけずに運用できています。

健診5年分・特殊健診7年分の過去データ移行を、営業・システム両面の支援で完了

――導入段階で、エムスリーヘルスデザインの対応で印象に残っていることはありますか？

導入時には、過去5年分の健診データと、特殊健診については過去7年分の結果をシステムに取り込む工程がありました。相当なデータ量でしたが、営業面とシステム面の両方から担当者にかなり助けていただき、非常に頼りにしていました。

ハイリスク者から優先して抽出。事後措置の時間は約10分の1になり、保健師・看護師は産業保健活動全般へ

――導入後、最も価値を感じている点はどこですか？

一番大きいのは、事後措置のスピードと確実性です。紙の時代は、結果が届いてから一人ずつ紙とカルテを見比べ、届いた順に手当たり次第カルテを挟んで産業医に見てもらっていました。ワゴンに200〜300人分を並べることもありました。

今はデータが入れば、ハイリスクの方から順番に抽出して産業医の指示を受けられます。必要な方に迅速に指示を出し、面談にお呼びし、就業制限をかける、といった健康管理が確実にできるようになりました。弊社は健診の事後措置に力を入れているので、ここが最大の成果です。

――作業時間としては、どのくらい変わりましたか？

カルテを出す、紙から指示を拾う、といった作業がなくなったので、事後措置の整理・案内にかかる時間は、感覚として約10分の1になっています。紙カルテの処理にかけていた時間はゼロになり、その分を他の業務に使えるようになりました。

――その他に活用されている機能はありますか？

アンケート機能はかなり活用しています。メールアドレスを持たない社員の受診結果の報告を、アンケート機能で受けています。社員が自分でQRコードを読み込んで自分のページに入り、そこから回答してもらう形です。以前は紙で回収し、メールで受けたものも含めてどこかに転記する必要がありましたが、その手間がなくなりました。

また、弊社独自の健康管理基準に合わせて判定基準を設定してもらい、レッド・イエローの該当者にシステム内ですぐ対応できるようにしています。2030年に向けた目標の一つに、健康管理基準でレッド・イエローに該当する方への対応を掲げていますが、まさにその対象者の抽出を健康管理システムで行っています。あわせてKPIの一つである有所見率も、ハピネスパートナーズで抽出して年次で確認しています。

――保健師・看護師の業務には、どのような変化がありましたか？

以前は健診の事後措置を主に看護師が担っており、結果にマーカーを引く、カルテを出すといった作業に時間を取られていました。導入後はそうした作業がなくなったので、保健師・看護師が事後措置だけに縛られず、産業保健活動全般に一緒に取り組めるようになり、活動の幅が広がっています。

分析についても、以前は健診機関からデータをもらって見ていましたが、自社での分析はハピネスパートナーズを入れてから進みました。結果フラグを活用して、部署別・事業所別など、より細かい単位で見られるようになっています。

メール環境のない社員が多い製造業や、自社独自の運用を形にしたい企業に向いている

――ハピネスパートナーズをおすすめできる企業について教えてください。

東海理化に限らず、製造業の多くは社内にメール環境のない社員が多くいると思います。ストレスチェックやアンケート機能をメールなしで使える点は、生産部門を持つ企業にとって非常にありがたいので、そうした企業にはとてもおすすめです。

また、自由度の高いシステムだと感じています。カスタマイズ項目が使え、システムの設計についても相談に乗ってもらいながら、東海理化独自の運用を作り上げてきました。「健康管理体制はある程度できていて、この仕事がしやすいシステムにしてほしい」といった具体的なニーズがある企業にもおすすめできると思います。