健診業務の事務作業を効率化！予約やデータ管理を自動化するコツ

健診業務の事務作業を効率化する方法はあるか？

「健康診断の時期になると、健診担当者の業務が一気に増える」

このような悩みを抱えている企業は少なくありません。従業員への案内、予約状況の確認、未受診者への督促、健診機関とのやり取り、結果データの管理など、健診業務には細かな事務作業が数多く発生します。

しかも、健康診断は企業にとって年1回以上の法令対応の一環でもあるため、受診漏れや管理ミスは避けなければなりません。担当者がExcelやメール、電話を駆使して何とか対応しているものの、「毎年同じ作業に時間を取られている」「人手を増やさないと回らない」「進捗管理が属人化している」と感じているケースも多いのではないでしょうか。

健診業務の事務作業は、やり方を見直すことで大きく効率化できる可能性があります。本記事では、健診業務が煩雑になりやすい原因と、企業担当者の負担を減らす具体的な方法を解説します。

健診代行サービスや、業務工数を大幅に削減できる健康管理システムを活用するメリットについても紹介します。

「今の体制のままでは限界がある」とお考えの人事・労務担当者様は、ぜひ今後の体制づくりの参考にしてください。

関連サービス：エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスの詳細を見る

参考：厚生労働省「健康診断を実施しましょう」https://www.mhlw.go.jp/content/001696789.pdf

健診における事務作業のフロー

健診の事務作業は

• 対象者の洗い出し・健診機関の手配

• 対象者を予約・受診させる

• 結果を回収・保管する

• 産業医確認・事後措置につなげる

• 労基署報告する

という流れです。

それぞれの過程において、作業を効率化できるポイントについて説明します。

1.対象者の洗い出し・健診機関の手配

対象者の洗い出し

健康診断を年に1回以上実施するにあたり、まずは、対象者の把握を行います。

これは、常時使用する労働者、雇入れ時健診対象者、深夜業など特定業務従事者、海外派遣者などを抽出する作業です。

ここでは、人事・勤怠データと連携し、対象者リストをExcelなどで自動作成することができれば作業の効率化を図ることができます。

補足：Excelに長けた従業員がいない場合など、何らかの理由で効率化が難しい場合などは、メリットとコストを天秤にかけた上での外注（健診代行サービス）の利用もおすすめです。

健診機関の手配

対象者を把握したら、受診先の健診機関を探さなくてはなりません。

ここで発生する事務業務は、健診機関との契約、日程調整、検査項目の確認、見積・請求対応などです。

健診機関を集約し、年度ごとの契約・単価・項目をマスタ化することが効率化に繋がります。

マスタ化とは、業務で何度も使う基本情報を、表やシステム上で標準データとして登録・管理することです。

補足：エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスでは、追加費用なしで医療機関の新規開拓ができます。

2.対象者を予約・受診させる

従業員への案内

健診案内、予約方法の周知、問診票・持ち物案内、未予約者へのリマインドがここでの事務作業になります。

メール・チャット・システム通知で一斉配信し、未予約者だけ自動抽出することで、案内の効率化ができます。

メーリングリストなどのツールを使用すれば一斉送信までは可能なことが多いですが、未予約者の自動抽出が難しい場合もあります。できる範囲から、効率化を目指しましょう。

補足：エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスでは、受診案内の作成、予約受付・日程調整、キャンセル・変更対応までまるっと一任できます。

予約管理

健診の予約管理においては、個別予約、日程変更、キャンセル対応、支店・拠点別の枠管理が必要になります。

Web予約化し、人事担当者が個別調整しない仕組みにすると健診の予約に関して効率化を図ることができます。

補足：自社で効率化が難しい場合は、外部委託するのも一案です。エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスでは、一般的なパッケージ型代行サービスとは異なり、貴社に必要な形に沿ってカスタマイズが可能です。

受診状況管理

受診状況の管理には、受診済・未受診の確認、未受診者への督促、休職者・育休者の扱い確認などの事務作業が必要です。

ここでの事務作業効率化は、受診ステータスをダッシュボード化し、督促対象を自動リストアップすることで行います。

健診対象者リストの作成、予約・受診・結果データの管理、未対応者を判定するルール付け、画面への可視化などの工程が必要になります。

補足：キャンセル対応などを含めると、受診状況管理は煩雑になりやすいです。人件費や事務に割かれる時間などを考えると、健診代行サービスの利用もおすすめです。

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※エムスリーグループのサイト（go100.jp）へ遷移します

3.結果を回収・保管する

結果回収・データ化

健診結果を健康診断個人票として記録・保存するには、データの打ち込みや取り込みをミスなく行うことが必要になります。

紙保管ではなく、権限管理付きの健康管理システムで保存するとデータ管理化の多くの工程で効率化が見込めます。

補足：エムスリーヘルスデザインが提供する健康管理システム「ハピネスパートナーズ」は、データの一元管理はもちろんのこと、受診状況の進捗管理や未受診者への受診勧奨をサポートする機能も備わっています。労基報告書もワンクリックで作成でき、専用のAIを用いた健康リスクの算出にも対応しています。「健康診断を受けただけで終わらせない」ためには、活用まで見込んだデータの管理が必要です。

健康診断個人票の作成・保存

健診結果を健康診断個人票として記録・保存するという事務作業があります。

紙保管ではなく、権限管理付きの健康管理システムで保存すると、活用までスムーズに行うことができます。

健康管理システムの導入を検討される際は、セキュリティが重要な比較事項になってきます。

補足：エムスリーヘルスデザインの健康管理システムはセキュリティ面でもおすすめです。エムスリーヘルスデザインの健康管理システムは、国際規格のセキュリティ「ISO27001」および「ISO27017」の認証を取得しています。

4.産業医確認・事後措置につなげる

産業医・医師の意見聴取

異常所見者について、就業上の措置の要否を医師・産業医に確認する工程になります。

ここでは、判定区分・有所見項目で自動抽出し、産業医確認リストを作ると効率的です。

補足：エムスリーヘルスデザインの健康管理システムでは、立場ごとの閲覧制限をかけられます。産業医の情報収集もスムーズにでき、産業医面談をより実のあるものにすることが期待できます。また、産業医面談の記録もクラウドに一緒に保存することができます。

事後措置

健康診断の事後措置には、就業制限、労働時間短縮、配置転換、受診勧奨、保健指導などが相当します。

「要面談」「要受診勧奨」「就業制限検討」など対応ステータスで管理することが効率化に効果的です。

補足：エムスリーヘルスデザインの健康管理システムでもステータス管理が可能です。

従業員への結果通知

健診結果の本人通知、再検査・精密検査案内などが結果通知の事務業務です。

ここでは、結果通知と受診勧奨文をテンプレート化することで、業務が効率化できる場合があります。

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5.労基署へ報告する

健康診断では、実施後に定期健康診断結果報告書などの作成・提出が必要です。

集計値をシステムから出力し、電子申請に対応すると効率化が図れます。

補足：エムスリーヘルスデザインの健康管理システム「ハピネスパートナーズ」では、労基報告書までワンクリックで作成可能です。

健診事務の効率化まとめ

いかがでしょうか。健康診断に関連する事務作業の効率化ポイントはいくつかありますが、自社のみで対応が難しい場合もあるかと想います。

この場合、エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスがおすすめです。

エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスは、健康診断の準備から、労基署報告や産業医面談の調整まで、一連の業務をまとめてサポート可能です。

一方で、一般的なパッケージ型代行サービスとは異なり、局所的な代行も可能です。

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カスタマイズ性に優れた健診代行サービスならエムスリーヘルスデザイン

健診事務の効率化についてご紹介させていただきましたが、社内では効率化が難しい場合もあると思います。そこで、産業保健領域で40年以上の実績を持つエムスリーヘルスデザインの健診代行サービスについてご紹介します。

企業ごとの運用に合わせられる柔軟性

エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスは、画一的なパッケージサービスではありません。企業ごとの就業形態、拠点構成、既存の業務フローに合わせて、最適な運用方法を設計できる点が特長です。

たとえば、次のような要望にも対応できます。

• 国内最大級の医療従事者向けプラットフォームを展開するエムスリーグループのネットワークを活かし、医療機関の新規開拓にも追加費用なしで対応可能です。

• 受診票の送付先についても、「事業所宛て」「従業員の自宅宛て」など、企業側の手間を抑えられる方法を選択できます。

• 予約方法についても、企業側で先に日程を確保する形式や、従業員から希望日を集めて調整する形式など、現場に合った進め方を選べます。

• 定期健康診断だけでなく、雇用時健診、海外赴任前後の健診など、さまざまな健診コースに対応できる点もメリットです。

巡回健診にも対応可能

オプションとして、医療チームが職場に出向いて実施する巡回健診にも対応しています。従業員が医療機関へ移動する必要がないため、移動時間の削減につながり、勤務時間中の短時間で受診しやすくなります。

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大手企業の健診業務を効率化するために

健診代行サービスを活用すれば、予約調整、医療機関との交渉、問い合わせ対応といったノンコア業務を人事担当者の手から切り離すことができます。

ただし、健診業務をさらに効率化し、健康経営を実効性のあるものにするには、代行サービスだけでなく、健康管理システムとの連携も重要です。

健康管理システム「ハピネスパートナーズ」との併用で工数削減へ

紙やExcel、複数のシステムで健診データを管理している場合は、健康管理システム「ハピネスパートナーズ」との併用が効果的です。

ハピネスパートナーズを活用することで、予約状況の管理、未受診者・有所見者の抽出、リマインドの一括送信、就業判定などを効率化できます。バラバラに管理されていた健康データを一元管理することで、健康診断業務にかかる工数を最大87%削減（※当社通常運用比）できる点も大きな魅力です。詳細な機能や導入事例については、ぜひハピネスパートナーズのサービス資料をご覧ください。

さらに、以下のような管理業務にも対応しています。

• 特殊健診、業務歴、雇用時健診の管理

• 労基署報告書のワンクリック作成

• AIによる従業員の健康リスク可視化（「EBHS Life」の標準搭載）

健康管理システム「ハピネスパートナーズ」資料をダウンロードする

フィジカルとメンタルをまとめて支援するワンストップ体制

企業の健康管理課題は、健康診断による身体面の把握だけではありません。メンタルヘルス不調の予防、ストレスチェックの実施・分析、復職支援など、多面的な取り組みが求められます。

エムスリーヘルスデザインでは、健康診断関連の支援に加え、メンタルヘルス領域のサービスも一体的に提供しています。

• EAPサービス：

  約40年の実績を持つ従業員支援プログラムです。従業員本人だけでなく、その家族も回数無制限で相談できます。公認心理師、臨床心理士、産業医など専門職が連携し、不調の予防から復職支援まで継続的に伴走します。

• 職場のストレスチェック+plus：

  年間1,400社が利用しているサービスです。受検対応から集団分析、労基署報告書の作成まで一括でサポートします。

健診業務の効率化と、従業員の健康管理体制の強化を同時に進めたい企業は、エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスやその他サービス・システムの導入をぜひご検討ください。

「自社の課題に合った最適なプランを知りたい」「まずは詳細な資料を見てみたい」など、現状の運用方法や課題に合わせてご提案いたします。まずはお気軽にお問い合わせ・資料請求をご利用ください。

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