健康診断アウトソーシングで業務負担を大幅削減！メリットと選び方

健診業務のアウトソーシングはどのようにする？メリットや選び方をご紹介

「健康診断の予約調整や受診状況の確認に、毎年かなりの時間を取られている」

「従業員数が増え、社内だけで健康診断を管理するのが難しくなってきた」

このような悩みを抱えていないでしょうか。

企業には従業員に健康診断を受けさせる義務があります。しかし実際の運用では、医療機関の選定や予約、受診状況の確認から結果管理まで、膨大な業務が発生します。拠点や従業員が多い企業ほど担当者の負担は大きくなり、確認漏れや対応の属人化も起こりやすくなります。

こうした健康診断にまつわる業務の負担を軽減する方法のひとつが、「健康診断のアウトソーシング」です。

健康診断のアウトソーシングとは

健康診断のアウトソーシングとは、企業が行っている健康診断に関する業務の一部または全部を、外部の専門会社に委託することです。

健診業務で発生する事務作業のすべてを人事・総務部門で対応していると、健康診断の実施時期に業務が集中し、本来取り組むべき人事施策や労務管理に十分な時間を割けなくなることもあります。

そこで、健康診断業務のアウトソーシングの活用が有用です。専門会社の仕組みやノウハウを利用することで、担当者の負担を軽減しながら、健康診断を安定して運用しやすくなります。

特に、従業員数が多い企業や複数の拠点を持つ企業、全国各地に従業員がいる企業では、アウトソーシングによる効率化を実感しやすいでしょう。

健康診断のアウトソーシングで委託できる主な業務

実際にどこまで業務を任せられるかはサービスによって異なりますが、一般的には次のような業務を委託できます。

健康診断の予約・日程調整

従業員の希望に合わせた医療機関の予約や、日程変更への対応などを委託できます。

従業員が専用サイトから直接予約できるサービスであれば、人事・総務担当者が予約を仲介する必要もありません。

従業員への案内・問い合わせ対応

健康診断の実施案内や予約方法の説明、受診に関する問い合わせ対応などを代行してもらえる場合があります。

「どこで予約すればよいか」「予約を変更したい」といった問い合わせが担当部署に集中するのを防げるため、繁忙期の負担軽減に効果的です。

受診状況の管理・未受診者への案内

受診対象者のなかで、誰が受診済みで誰が未受診なのかを管理する業務も重要です。

サービスによっては、未受診者へのリマインドメールなどを自動化できます。

担当者が一覧表を確認しながら個別に連絡する必要がなくなり、受診漏れの防止にもつながります。

健診結果のデータ管理

健康診断の結果を紙で保管していると、必要な情報を探す際に時間がかかったり、保管場所の確保が必要になったりします。

アウトソーシングサービスによっては、健診結果をデータ化し、システム上で一元管理できるものもあります。

過去の結果との比較や対象者の抽出などがしやすくなれば、健康管理業務そのものの効率化にもつながるでしょう。

健康診断をアウトソーシングするメリット

健康診断業務を外部に委託することで、企業にはどのようなメリットがあるのでしょうか。代表的なものを紹介します。

担当者の業務負担を軽減できる

最大のメリットは、人事・総務担当者の業務負担を減らせることです。

従業員が数十人程度であれば社内で対応できても、数百人、数千人規模になると、健診業務を担当者だけで管理するのは簡単ではありません。

アウトソーシングを利用すれば、健診業務の定型的な業務を外部に任せられるため、担当者は労務管理や人材育成、採用、制度設計など、より優先度の高い業務に時間を使いやすくなります。

たとえば、健康管理システム「ハピネスパートナーズ」を導入してデータを一元管理することで、従来の紙やExcelでの管理と比較して最大87パーセントの工数削減も可能です。

健康診断の運用を効率化できる

健康診断のアウトソーシングサービスには、予約や受診状況を一元管理できるシステムを提供しているものもあります。

従業員ごとの予約状況や受診状況を一覧で確認できれば、従来の紙やExcelで個別に管理する必要がなくなります。

また、従業員が自分で提携医療機関を検索して予約できる仕組みがあれば、担当者が一件ずつ予約を代行する手間も削減できます。

「誰が予約済みなのか」「誰がまだ受診していないのか」を把握しやすくなるため、確認漏れの防止にもつながります。

属人化を防ぎやすくなる

アウトソーシングを導入し、一定のフローやシステムに沿って運用することで、担当者が変わっても同じ方法で業務を進めやすくなります。

社内の業務標準化を進めたい企業にとっても、大きなメリットです。

複数拠点・全国の従業員にも対応しやすい

全国に支店や営業所がある企業の場合、各地域で受診できる医療機関を探すだけでも大きな負担になります。

アウトソーシングサービスのなかには、全国の医療機関と提携し、従業員が勤務地や自宅の近くで健康診断を受けられる仕組みを提供しているものがあります。

本社で全従業員の健康診断を管理しながら、それぞれが利用しやすい医療機関を選べるため、拠点が多い企業やテレワークを導入している企業にも適しています。

全国の提携交渉から新規開拓まで一任して受診エリアを広げる方法

全国に複数の拠点がある企業や、テレワークを導入している企業では、従業員が受診しやすい医療機関を地域ごとに確保することが欠かせません。しかし、各地域の医療機関と個別に交渉し、契約手続きや受診コースの調整を自社で行うには膨大な労力がかかります。また、従業員の希望するエリアに適当な提携先がない場合、新たな医療機関を開拓するための手間も発生します。

このような医療機関との契約手続きや、新たな受診先の開拓交渉も、アウトソーシング可能です。企業の要望や受診対象者の居住エリアに合わせて、最適な医療機関の選定から契約手続きまでを専門会社が担います。これにより、担当者が個々の医療機関と直接やり取りをする必要がなくなり、全国に散らばる従業員の受診環境をスムーズに整えることができます。

業務歴の一元管理で特殊健診の負担を軽減する方法

有害物質を取り扱う現場などがある企業では、定期健康診断だけでなく特殊健康診断の実施や、従業員ごとの業務歴の管理が義務付けられています。

これらは取り扱う物質や従事期間、過去の受診状況など管理項目が非常に多く、手作業での管理は極めて煩雑になりがちです。また、担当者の異動などによって運用が属人化しやすいという課題もあります。

こうした複雑な要件に対しては、業務歴や対象となる健診コースを一目で把握できる健康管理システムを導入することが有効な解決策となります。

システム上で、従業員ごとに使用物質や健診の受診状況を一元管理します。これにより職業性疾患の早期把握を支援し、適切な受診勧奨へつなげやすくなります。シンプルな操作性によって、特定の担当者しか詳細を把握していないといった属人化の回避も期待できます。

さらに、法改正などが発生した場合でも、クラウド型のシステムであれば随時最新の状態が反映されるため、法改正に合わせた適切な管理体制の構築・維持をサポートします。

健康診断アウトソーシングサービスの選び方

サービスを導入する際は、料金だけで比較するのではなく、自社の健康診断業務の課題に合っているかを確認することが重要です。

委託できる業務範囲を確認する

まず確認したいのが、「何をどこまで任せられるか」です。

予約代行のみを行うサービスもあれば、対象者管理、受診勧奨、結果管理、問い合わせ対応まで幅広く対応しているサービスもあります。

たとえば、「予約対応に時間がかかっている」という企業であれば予約業務の効率化が優先です。一方、「未受診者の把握が難しい」という企業では、受診状況を一元管理できる仕組みが重要になります。

まずは現在の業務を洗い出し、どの作業に時間がかかっているのかを把握したうえでサービスを選ぶとよいでしょう。

対応している医療機関やエリアを確認する

全国に従業員がいる企業の場合は、提携している医療機関の数や対応エリアも重要です。

提携医療機関が限られていると、従業員が遠方まで受診に行かなければならず、かえって利用しにくくなる可能性があります。

自社の拠点や従業員の居住エリアをカバーしているか、事前に確認しておきましょう。

システムの使いやすさを確認する

管理システムの操作性も、サービス選びでは見逃せません。

管理画面が複雑だと、アウトソーシングを導入したにもかかわらず、担当者の負担があまり減らないこともあります。

受診状況がひと目でわかるか、必要なデータを簡単に出力できるか、従業員側の予約画面が使いやすいかなどを確認しましょう。

可能であれば、導入前にデモ画面を確認しておくことをおすすめします。

サポート体制を確認する

導入後のサポート体制も大切なポイントです。

健康診断の運用では、予約変更やイレギュラーな受診対応など、さまざまな問い合わせが発生します。

困ったときにどのような方法で相談できるのか、担当者がつくのか、従業員からの問い合わせにも対応してもらえるのかを確認しておくと安心です。

セキュリティ対策を確認する

健康診断では、従業員の健康に関する重要な情報を取り扱います。

そのため、委託先を選ぶ際には、個人情報や健康情報をどのように管理しているかを必ず確認しましょう。

アクセス権限の設定や通信・データの保護、情報管理に関する社内体制など、どのようなセキュリティ対策が行われているかを確認することが重要です。選定の際には、国際的なセキュリティ規格である認証を取得しているシステムかどうかを一つの指標にすると良いでしょう。

健康診断業務を見直し、担当者の負担を減らそう

健康診断は毎年発生する業務だからこそ、「これまでこの方法で対応してきたから」と従来の運用を続けてしまいがちです。

しかし、従業員数の増加や拠点の拡大、働き方の多様化によって、以前は問題なく対応できていた方法でも、担当者の負担が大きくなることがあります。

予約調整や受診状況の確認、未受診者への連絡などに多くの時間を使っているのであれば、アウトソーシングを検討する価値は十分にあります。

大切なのは、単に「外部に任せられるか」で判断するのではなく、自社のどの業務を効率化したいのかを明確にしたうえで、必要な機能やサポート体制を比較することです。

健康診断の運用を効率化できれば、人事・総務担当者の負担を軽減できるだけでなく、受診状況を管理しやすくなり、より安定した健康管理体制の構築にもつながります。

現在の健康診断業務に負担を感じている場合は、まずは予約、案内、受診管理、結果管理といった業務を洗い出し、アウトソーシングできる部分がないか検討してみてはいかがでしょうか。

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健診代行サービスを利用するメリット

健康診断に関する業務負担を減らすアウトソーシングの一つが、健診代行サービスの利用です。エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスでは、たとえば次のような健診にまつわる業務をオーダーメイドで受注できます。

• 健診予約の調整
• 医療機関との連絡・確認
• 従業員からの問い合わせ対応
• 日程変更やキャンセルの調整
• 請求関連業務の整理
• 健診運用フローの設計

エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスの特徴

• 貴社の運用に合わせて柔軟に設計：

企業ごとの勤務形態、拠点数、従業員数、既存の業務フローに合わせて、無理のない運用方法を設計できます。

• 新しい医療機関との契約にも対応：

これまで利用していない医療機関で健診を実施したい場合も相談可能です。追加費用なしで新たな医療機関の開拓にも対応できます。

• 受診票・問診票・検尿キットの送付先も選択可能：

受診票、問診票、検尿キットなどの送付先は、事務所に一括や従業員の自宅宛てに個別送付など、企業の運用に合わせて柔軟に設定できます。

• 既存フローに合わせた予約方法を設計可能：

予約方法も、現在の運用に合わせて調整できます。たとえば、企業側であらかじめ予約枠を確保する方法や、従業員から希望日を集めて調整する方法など、状況に応じて柔軟に進められます。

• 定期健康診断以外の健診にも対応：

定期健康診断だけでなく、雇用時健診や海外赴任前後の健診、その他各種健診コースにも対応しています。

• 巡回健診で従業員の移動負担を軽減（オプション）：

医療チームが直接職場を訪問するため、従業員の移動時間を削減できます。勤務時間内の限られた時間でも受診しやすく、企業と従業員双方の負担を大幅に抑えられます。

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エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスで、健康診断にまつわる数々のタスクを軽減してみませんか。

それぞれの企業が抱える課題や現在の業務フローに寄り添い、医療機関の開拓から請求業務の整理、さらには巡回健診の調整まで柔軟にカスタマイズして代行できます。

健康管理システム「ハピネスパートナーズ」

アウトソーシングとあわせて健康管理システムをご検討であれば、エムスリーヘルスデザインの「ハピネスパートナーズ」も有力な選択肢です。

ハピネスパートナーズの機能についてご紹介します

セキュリティと専門性を兼ね備えた設計

• 国際規格の認証取得：

「ISO27001」および「ISO27017」の認証を取得しています。

• 産業保健に特化した設計：

国内有数規模の医師ネットワークを持つエムスリーグループの知見を凝縮し、専門家が真に使いやすい設計を追求しています。

業務効率化と健康リスクの早期把握

• 事務負担を最大87%削減：

クラウド型のため導入がスムーズで、紙やExcelによる管理、転記、仕分け、産業医判定の調整などの業務を効率化できます。

• 柔軟な権限設定：

担当者、人事部、産業医、保健師などの役割に応じた権限設定が可能で、適切な情報共有体制を整えられます。

• 産業医面談の円滑化：

産業医が訪問前に従業員の状態を確認できるため、事前の準備がスムーズになり、限られた時間を有効活用できます。

• 課題分析レポートの提供：

健診結果に基づくレポートにより、従業員の健康状態を把握しやすくし、早期の予防策や行動変容を後押しします。

• 労務データの一元管理：

健診結果に加えて労働時間や残業時間もあわせて管理でき、不調の兆候を早期にキャッチできます。

さらに、「職場のストレスチェック+plus」との連携により、メンタル・フィジカル両面のリスクを同一画面で把握できます。EAPサービスとの連携も含め、離職につながる不調のサインの早期把握や、組織分析の強化をサポートします。

圧倒的な継続率と今後のステップ

ハピネスパートナーズの導入により、複雑化する産業保健業務を効率化し、従業員の心身の健康を守る「健康経営」への確かな一歩を踏み出しましょう。

実際に導入した企業におけるシステム利用継続率は99%に達しており（※2025年11月時点の実績）、評価に携わった産業医の94%からも勧めたいとの回答を得ています（※AskDoctors評価サービス調べ）。

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