健診予約がとれない原因と対策！人事の負担を減らす5つの方法

健康診断の予約業務をスムーズにこなすには？

「希望する日程で健康診断の予約が取れない」

「従業員に予約を促しても、すでに希望日の枠が埋まっている」

「医療機関との日程調整に何度も時間を取られてしまう」——。

健康診断の時期になるたび、このような悩みを抱えている人事・労務担当者も多いのではないでしょうか。

企業には、常時使用する労働者に対して、原則として1年以内ごとに1回、定期健康診断を実施することが義務付けられています。そのため、予約が取りづらい状況であっても、対象者がきちんと受診できる体制を整える必要があります。

しかし、従業員数が増えるほど、希望日の集約、医療機関との調整、予約状況の確認、未予約者への案内など、担当者の業務は複雑になります。

健診予約をスムーズに進めるには、早めに予約するだけでなく、年間スケジュールや予約方法、進捗管理の仕組みまで含めて見直すことが大切です。

本記事では、健診の予約が取れない・進まない主な原因と、企業側でできる対策について解説します。

健診の予約が取れない・進まない主な原因

予約開始が遅い

従業員全員の希望日を集めてから医療機関へ連絡する運用では、社内調整に時間がかかり、その間に希望する日時の予約枠が埋まってしまうことがあります。

毎年同じ医療機関を利用している場合でも、前年と同じように予約できるとは限りません。健診の実施時期から逆算し、早い段階で予約開始時期や受け入れ可能人数を確認しておく必要があります。

特定の日程や医療機関に希望が集中する

従業員に自由に日程を選んでもらうと、特定の曜日や時間帯、アクセスのよい医療機関に予約希望が集中することがあります。

希望日に空きがなければ、人事担当者が従業員と医療機関の間に入り、別の日程を確認しなければなりません。こうしたやり取りが人数分発生すると、予約業務だけで多くの時間を取られてしまいます。

予約状況を一元管理できていない

Excel、メール、紙の申込書など複数の方法で予約を管理していると、「誰が予約済みなのか」「誰がまだ予約していないのか」を把握しにくくなります。

また、予約変更やキャンセルが発生するたびに手作業で情報を書き換えていると、更新漏れや確認ミスが起こる可能性もあります。

こうした手作業による更新漏れを防ぐには、ステータスが自動更新されるシステムの活用が効果的です。閲覧範囲や操作権限をきめ細かく設定できるクラウドシステムであれば、個人情報を保護しながら安全に進捗を共有できます。

健診予約がスムーズに進まない背景には、予約枠の不足だけでなく、こうした管理業務の煩雑さが隠れているケースもあります。

健診の予約をスムーズにする5つの方法

1．前年の振り返りを活かし、年間スケジュールを立てる 

まずは、健診実施時期から逆算して、医療機関への連絡、従業員への案内、予約期限、未予約者へのリマインドなどの時期を決めておきましょう。

前年の健診業務を振り返り、「どの時点で予約が取りにくくなったか」「どこで担当者の負担が増えたか」を整理しておくと、翌年度の改善につながります。

2．医療機関と早めに予約枠を調整する

毎年利用する医療機関が決まっている場合は、従業員への案内を始める前に、予約可能な期間や受け入れ可能人数を確認しておくことが重要です。

一定数の従業員が同じ医療機関を利用する場合は、企業単位で予約枠を相談できることもあります。前年の受診実績をもとに、早めに調整しておくとよいでしょう。

なお、自社での交渉が難しい場合や新規に提携医療機関を開拓したい場合は、追加費用なしで医療機関の新規開拓まで対応できる健診代行サービスの活用も選択肢となります。既存の運用フローに合わせて予約の流れを柔軟に設計できるため、社内調整の負担を軽減できます。

3．受診日や医療機関を分散させる

特定の日程や医療機関に希望が集中する場合は、受診可能期間を広げたり、複数の医療機関を用意したりすることで予約を分散しやすくなります。

ただし、選択肢を増やすほど、医療機関ごとの予約方法や健診項目、費用などの管理も複雑になります。

選択肢を増やす場合は、従業員にとってわかりやすい案内と、人事担当者が状況を確認しやすい管理方法をセットで整えることが大切です。

4．予約期限と社内ルールを明確にする

「○月末までに予約する」「期限までに予約されていない場合は再度案内する」など、予約に関するルールをあらかじめ決めておきましょう。

案内メールには、予約方法、受診可能期間、変更・キャンセル時の連絡先などをまとめて記載すると、従業員からの問い合わせを減らしやすくなります。

受診票や問診票などの配布作業に手間がかかる場合は、従業員の自宅へ直接郵送できる代行サービスを取り入れることも一案です。

5．予約状況を見える化する

健診予約で特に重要なのが、未予約者を早めに把握することです。

予約期限直前になってから未予約者に気づいても、選べる日時が少なくなっている可能性があります。予約期間中から定期的に進捗を確認し、未予約者へ早めにリマインドすることが大切です。

従業員数が多い場合には、健康管理システムなどを活用し、予約状況や受診状況を一覧で確認できる仕組みを整えることも有効です。

未予約者を自動抽出してメールや上長へ一斉通知できる機能を備えたシステムであれば、催促の手間をかけることなく受診率の向上を支援できます。 

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健診は「予約を取れば終わり」ではない

健康診断業務では、予約後にも多くの作業が発生します。

たとえば、予約変更への対応、未受診者への連絡、健診結果の回収、有所見者の確認、再検査や精密検査の受診勧奨などです。

さらに、常時50人以上の労働者を使用する事業場では、定期健康診断の結果を所轄労働基準監督署へ報告する必要があります。

そのため、予約業務だけを効率化しても、その後の結果管理をExcelや紙で行っていれば、担当者の負担は十分に減らない可能性があります。

健診業務を効率化するためには、「予約」「受診」「結果管理」「受診勧奨」までを一連の業務として捉えることが重要です。

参考：厚生労働省「労働安全衛生法に基づく健康診断を実施しましょう」https://www.mhlw.go.jp/

健診業務の負担が大きい場合は、健診代行サービスも選択肢

健診予約をスムーズに進めるためには、早めのスケジュール設定や予約枠の確保、受診時期の分散、未予約者の把握といった工夫が有効です。

しかし、従業員数が多い企業や、複数拠点・複数の健診機関を利用している企業では、人事担当者だけですべてを管理するには限界があります。

そこで選択肢となるのが、健診代行サービスです。

健診代行サービスを利用すれば、医療機関との調整や予約管理、受診状況の確認などを外部に委託できるため、人事担当者の作業負担を減らしやすくなります。

健診予約の手間を大幅削減！「健診代行サービス」で人事の負担を大幅削減

例えば、エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスを用いれば、予約の手間をはじめ健康診断に関する主要な調整・管理業務を幅広く委託できます。

1.予約手配から日程調整まで「一括でおまかせ」

全国の医療機関との予約交渉や契約手続き、従業員からの希望日時のヒアリング、受診日の確定連絡まで当社がすべて代行します。担当者を悩ませる医療機関と従業員の板挟み調整や、変更・キャンセル等の問い合わせ対応にかかる負担を大きく軽減できます。

2.既存フローに合わせた「柔軟なカスタマイズ」

パッケージ型とは異なり、「事前にまとめて予約を取る方法」や「先に従業員から候補日を回収する方法」など、自社固有の運用フローに合わせて予約の流れを設計できます。新規医療機関の追加開拓（追加費用なし）や、雇入時・海外赴任前後といった様々な健診コースの予約にも対応可能です。

3.進捗の可視化と適切な催促で「受診率を向上」

受診進捗や予約状況を一元管理し、未予約者や未受診者を正確に追跡します。予約催促や受診勧奨まで一貫してサポートすることで、担当者の手間をかけずに社内の受診率向上を実現します。

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健診予約の業務負担を解消！「ハピネスパートナーズ」で実現する予約効率化と受診率向上

さらに、健康管理システムと組み合わせることで、予約状況だけでなく、健診結果や未受診者、有所見者などの情報も一元的に管理しやすくなります。

たとえば、「まだ予約していない従業員は誰か」「すでに受診を終えているのは誰か」「受診勧奨が必要なのは誰か」といった情報を一覧で確認できれば、担当者が複数のExcelファイルやメールを一つひとつ確認する手間を減らせます。

毎年、「予約がなかなか取れない」「確認や催促に追われる」「健診後も結果管理に時間がかかる」と感じているのであれば、予約方法だけでなく、健診業務全体の運用を見直すタイミングかもしれません。

ここからは、ハピネスパートナーズを活用することで、健診予約をどのように効率化できるのかをご紹介します。

1.健診予約における人事・総務担当者の課題

健康診断の実施にあたり、人事・総務の担当者は従業員一人ひとりの希望日時の調整、受診コースの確認、未予約者への催促、複数拠点にまたがる受診進捗の把握などの煩雑な業務を手作業で行っていると、膨大な時間と工数を費やすことになります。ハピネスパートナーズは、こうした手作業の予約フォロー業務を一括で自動化・システム化し、担当者の業務負担を大幅に削減します。

2.従業員サイト（マイページ）によるWeb予約と事前アンケートの集約

ハピネスパートナーズでは、従業員専用のマイページ「従業員サイト」を提供しています。

• Webでの一括予約手配：

従業員はWeb上で受診コース・オプション検査の選択、希望日時の入力、事前アンケート回答までを一括完了できます。 

• 標準機能＆多言語対応：

従業員サイトは追加費用なしで標準価格に含まれています。また、英語や中国語などの複数言語表示に対応しているため、外国籍の従業員でも迷わずスムーズに予約手続きを行えます。

3.進捗のリアルタイム可視化と安全な権限管理

全社の予約状況や進捗ステータスは、管理者画面でリアルタイムに追跡・確認できます。

• ステータスの自動集計：

「未予約」「問診回答済み」「予約確定」などの状況が自動で集計・更新されるため、Excelでの煩雑な進捗管理から脱却できます。

• 柔軟なアクセス権限管理：

拠点や役割（人事・保健師・産業医）ごとに閲覧・操作権限を細かく設定できます。個人情報を保護しながら安全に予約状況を共有・管理が可能です。

4. 未予約者への自動リマインド＆上長自動通知機能

予約の遅れや受診漏れを防ぐ仕組みをシステム標準で備えています。

• 自動リマインド配信：

未予約や問診未回答の従業員を自動で抽出し、リマインドメッセージを一斉配信できます。

• 上長への自動通知：

未予約・未受診者や問診未回答者を抽出し、その上長へ自動通知します。現場の上長からの促しによりフォロー漏れを防ぎます。 

5. 面談・保健指導予約も含めた一元管理と導入効果

健康診断の予約手配にとどまらず、産業医面談や保健指導など、予約枠を管理したいコースを自由に登録・設定できます。予約情報は「従業員カルテ」や面談ステータス管理とシームレスに連動するため、予約手配から面談実施・記録の作成までを一気通貫で管理可能です。 ハピネスパートナーズを活用することで、予約手配や進捗管理を含む健診業務全体で約87%の工数削減（従業員2,000名規模で年間約1,447時間分の削減）を実現します。

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システムの導入にあたっては、専任チームによるヒアリングや設定支援が行われ、社内の運用に合わせた設計が可能です。利用開始後も電話を含めたサポート体制が整えられており、99%の継続率という実績に裏打ちされた安心感をもって運用を開始できます。