【健康診断の案内文テンプレート】コピペで完了！必須項目リスト付

健康診断のお知らせを行う重要性

健康診断のお知らせは、従業員に実施日時や場所を伝えるだけでなく、企業が健康診断を円滑に実施するうえでも重要な役割を担っています。

労働安全衛生法第66条および労働安全衛生規則第44条では、企業に対し、常時使用する労働者（特定業務従事者などを除く）への定期健康診断を1年以内ごとに1回実施することを義務付けています。

従業員に健康診断の受診を促すうえで、対象者への適切な情報提供は不可欠です。予約期限や受診方法が不明確な案内文は、従業員からの問い合わせ増加や、予約忘れ・受診漏れを招くリスクがあります。もし案内文の作成や問い合わせ対応の工数を削減したい場合は、案内発送から予約調整までを一括委託できる「健診代行サービス」の活用も有効な選択肢です。

また、健康診断は、従業員が自身の健康状態を把握し、疾病の早期発見や生活習慣の見直しにつなげる機会でもあります。

健康診断の目的や必要性を案内文に盛り込み、受診を促すことは、従業員の健康意識を高めるうえでも大切です。

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参考：

厚生労働省「労働安全衛生法」https://www.mhlw.go.jp/web/t_doc?dataId=74001000&dataType=0&pageNo=2

e-Gov 法令検索「労働安全衛生規則」https://laws.e-gov.go.jp/law/347M50002000032

健康診断のお知らせに含めるべき項目のチェックリスト

健康診断の案内文を作成する際は、従業員が迷わず受診できるよう、必要な情報を漏れなく記載しましょう。

以下に、案内文へ盛り込んでおきたい主な項目をチェックリスト形式でまとめました。

案内文には、上記の情報をできるだけ具体的に記載することがポイントです。

なお、食事制限や服薬に関する注意事項は、実施する検査や個人の健康状態によって異なる場合があります。担当者の判断で一律に指示するのではなく、健診機関から提供される情報に基づいて案内しましょう。

健康診断のお知らせに使える案内文テンプレート

従業員への健康診断のお知らせは、メールや社内掲示板などを利用して行うのが一般的です。定期健康診断の案内にそのまま活用できるテンプレートを紹介します。自社の実施方法や予約手順などに合わせて、適宜内容を変更してください。

健康診断のお知らせ・案内文の例文

件名：【重要】令和〇年度 定期健康診断実施のお知らせ

従業員各位

今年度の定期健康診断を、下記のとおり実施いたします。

健康診断は、従業員の皆さまがご自身の健康状態を把握し、健康の維持・増進に役立てるための大切な機会です。対象となる方は、期間内に必ず受診していただきますようお願いいたします。

【健康診断の実施概要】

• 対象者：〇〇に該当する従業員
• 実施期間：〇年〇月〇日～〇年〇月〇日
• 実施場所：〇〇健診センター
• 健診項目：法定定期健康診断の検査項目
• 費用：会社負担（オプション検査は自己負担）
• 予約方法：以下のURLから各自で予約してください。
• 予約URL：〇〇〇〇
• 予約期限：〇年〇月〇日

【受診時の注意事項】

• 当日は、健康保険証等の指定された本人確認書類と問診票をご持参ください。
• 食事や飲水、服薬などに関する注意事項は、健診機関からの案内をご確認ください。
• 予約後に日程変更が必要となった場合は、速やかに担当部署までご連絡ください。
• 受診後は、会社指定の方法に従って受診完了の報告をお願いします。

ご不明な点がございましたら、下記担当者までお問い合わせください。

担当部署：人事総務部
担当者：〇〇
連絡先：〇〇〇〇

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健康診断のお知らせを作成・送付する際の注意点

健康診断のお知らせを送付する際は、内容のわかりやすさだけでなく、送付するタイミングや対象者にも配慮が必要です。

余裕を持ったスケジュールで案内する

健康診断の予約には、従業員自身の業務スケジュールの調整が必要です。案内が直前になると、希望する日程で予約できなかったり、受診期間内に予定を確保できなかったりする可能性があります。

実施日から逆算して余裕を持って案内を送付するとともに、予約期限が近づいた段階でリマインドを行うことも効果的です。

対象者に確実に情報が届くようにする

メールによる一斉送信だけでは、従業員が案内を見落としてしまうこともあります。

特に、営業職や現場勤務、テレワークなど、働き方が多様な企業では注意が必要です。

社内掲示板やチャットツールなど、複数の連絡手段を組み合わせることも検討しましょう。また、案内の送付状況だけでなく、実際の予約・受診状況まで確認することが大切です。

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健康診断の案内から受診管理まで効率化するには

健康診断に関する業務は、案内文の作成・送付だけでは終わりません。

健診機関との日程調整や予約管理、未受診者へのリマインド、健診結果の回収など、人事・総務担当者には多くの業務が発生します。

こうした業務負担を軽減したい場合は、健診代行サービスや健康管理システムの活用がおすすめです。

複雑な予約調整・案内準備をプロへ一括委託！「健診代行サービス」の強み

1. 健診準備で立ちはだかる「予約手配」と「案内作成・発送」の壁

毎年発生する健康診断では、従業員からの希望日程の取りまとめ、医療機関との個別交渉、受診案内文の作成や問診票・検査キットの配布など、膨大な準備作業が人事・総務担当者の通常業務を圧迫します。特に社内調整や新規医療機関の調整が難航するケースも少なくありません。さらに、変更やキャンセル対応など板挟みの調整業務も大きな負担となります。

2. 「予約・案内」プロセスにおけるエムスリーヘルスデザインの強み

エムスリーヘルスデザインの健診代行サービスは、手間の集中する予約手配と案内準備を丸ごと代行します。

• 受診案内の作成・発送を最適化：案内文の作成から指定書類の同封・送付手配まで対応します。「事業所宛」「従業員のご自宅宛」など、企業側の手間がかからない送付方法に合わせて柔軟に対応可能です。
• 企業の既存フローに沿った柔軟な一括予約：「先に枠を確保する」「先に従業員へ候補日を聴取する」など、企業ごとの働き方に合わせた予約フローを設計可能です。新規医療機関の開拓交渉も追加費用なしで承ります。
• 問い合わせ・変更対応の一括代行：予約確定の連絡から急な日程変更・キャンセルへの対応まで丸ごと代行するため、人事・総務担当者が個別に調整する手間がなくなります。

3. 人事・総務の負担を大幅に解消

面倒な手配業務から解放されることで、担当者は採用や組織づくりといった本来のコア業務に専念できます。自社に合った案内作成や一括予約の進め方に不安がある場合は、まずは資料請求で対応範囲や導入事例を確認してみるのがおすすめです。新規医療機関の開拓交渉も追加費用なしで依頼できるため、自社の運用に合わせたスムーズな体制構築をサポートします。また健診代行サービスとクラウド型健康管理システム「ハピネスパートナーズ」を併用することで、予約手配から結果の活用までを一気通貫で自動化できます。

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「ハピネスパートナーズ」併用で実現するデータ一元化と効率化

健診代行サービスとクラウド型健康管理システム「ハピネスパートナーズ」を併用することで、全国から届く多様な形式の健診結果が統一フォーマットでシステムへ一元集約されるため、手動でのデータ入力作業が不要になります。さらに、未予約者や未受診者への自動リマインド配信や上長への自動通知機能でフォロー漏れの防止も可能です。また、労基署提出用報告書（e-Gov連携XML）もワンクリックで作成でき、健診業務全体の工数の約87%削減が期待できます。蓄積されたデータは標準搭載の「EBHS Life」で可視化され、迅速かつスムーズに、健康経営施策の立案・実行へと活用可能です。

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